הגדרת מילון המושגים הטרמינולוגיה המקצועית (המגיעה מהשפה אנגלית US) היא שתיפתח מאמר זה:
| ר"ת אנגלית | תרגום ר"ת אנגלית | תיאור בעברית |
| LM | Last mile | המשלוח ממחסן ההפצה לבית הלקוח |
| WMS | Warehouse Management System | מערכת מידע לניהול מחסנים |
| TMS | Transportation Management System | מערכת לניהול תחבורה |
| POD | Proof of Delivery | מערכת להוכחת מסירה |
| B2B | Business to Business | מסחר בין עסק לעסק |
| B2C | Business to Consumer | מסחר בין עסק ללקוח |
החיבור בין תוכנת ניהול מחסנים-WMS לאספקת המשלוח, קרי ה"מייל האחרון" אינו נראה מובן מאליו. בעקרון, תהליך ההפצה והאספקה ב מייל האחרון של שרשרת האספקה אמור להתבצע בתוכנת ייעודית לניהול תחבורה כלומר ב- TMSוPOD (Routing & Delivery) . אבל ,עדיין לתוכנת ניהול המחסנים קיים תפקיד יסודי ומשמעותי בתִפקוד הכולל והשלם של שרשרת האספקה . כלומר , כדי לממש את היעד של הגעת המשלוח עם חווית שירות טובה , ללא חריגות זמן, איכות, כמות ועלות, נדרש שילוב בין כל מרכיבי התוכנה בשרשרת האספקה .
אם כך, כיצד תוכנת ניהול המחסנים משתתפת בתהליך אספקת המשלוח של המייל האחרון?
הפירוט הבא יענה על שאלה בסיסית זו:
סדר ההעמסה
תכנון ואופטימיזציה של קווי הפצה אינו נכלל לרוב בתפקוד תוכנת ניהול המחסנים. מאידך, תוכנית מסלולי ההפצה משפיעה על סדר ההעמסה של המשאית ומטרתה לוודא כי ההזמנות האחרונות הנדרשות לפריקה הן אלה שתמוקמנה בקצה תא המטען של המטען בקרבת הנהג, זאת בעוד שההזמנות הראשונות הנדרשות לפריקה תמוקמנה בקצה תא המטען בקרבת פתח הפריקה, ויתר ההזמנות ימוקמו בתווך ברצף הפוך לנתיב הנסיעה.
מכאן כי תכנית ההעמסה הנכונה ביותר עבור הנהג/המפיץ משפיעה גם על סדר הליקוט והכנת המשלוח להעמסה בסדר האופטימלי , באופן זה הנהג לא יידרש לעסוק בחיפוש בתא המטען של המשאית ועבודתו תהפוך לנוחה פשוטה ויעילה יותר.
תוכנת ניהול מחסן ממוחשב אידאלית WMS מאפשרת מעקב על הפעילות והתהליכים באופן נוח, כך שמקבל ההחלטות יודע את מיקומו של המשלוח לאורך כל תהליך שרשרת האספקה.
ניהול נכון – מחייב שקיפות !
האם המשלוח לוקט ? האם נמצא עדיין במחסן ? האם נארז ללקוח? על איזה רכב הועמס? האם המשלוח יצא? האם סופק ללקוח? או האם נמצא במצב החזרה מהלקוח?
שילוב של מערכת ניהול המלאי עם מערכת ניהול משימות במחסן (WMS) , עם מערכת תכנון ואופטימיזציה של מסלולי ההפצה(TMS) , אפליקציית נהגים לניהול המשלוח ב-מייל האחרון (POD), מאפשרת לעקוב במדויק בכל שלבי מימוש וביצוע של הזמנת האספקה . אילו משלוחים להוציא ללקוט , אילו משלוחים לשייך לרציף מסוים או למשאית ונהג כלשהו , אילו משלוחים נמצאים על המשאית ואלו חבילות נדרשות לפריקה בכל אספקה. בכך, מערכת אידיאלית מספקת את כל צורכי המידע, מייצרת שקיפות, במטרה לבצע את משלוח ההזמנות באופן האפקטיבי ביותר.
אינטגרציה – פלטפורמה אחידה הִנו המפתח
מערכת טכנולוגית באשר היא מייצרת חיבור בין מרכיבים שונים על מנת לקבל תפקוד אופטימלי. חיבור שכזה הִנו קריטי וחשוב מאוד שיבוצע על גבי פלטפורמה אחידה עם בסיס נתונים וממשק משתמש אחיד, זאת במטרה לאפשר זרימת נתונים באופן דו-צדדי במעלה ובמורד שרשרת הערך והאספקה של הארגון. זרימת נתונים שכזו, המבוססת כאמור על חיבור מרכבי המערכת, תשקף למנהלי שרשרת האספקה הארגונית מקצה לקצה בזמן אמת זרימה חלקה של נתונים ללא צווארי בקבוק. כמו כן , תאפשר דיווח התראות באמצעים טכנולוגיים כגון SMS , מייל וכד' על חריגות בתהליך או איחורים באספקה.
כיצד ארגונים מרווחים מפלטפורמה אחידה של ניהול מחסנים , תכנון הפצה והאספקה.
הרווח המרכזי מפלטפורמה אחידה לניהול שרשרת האספקה הוא שבכך שהיא מאפשרת שקיפות טובה יותר.
שקיפות – נראות מקצה לקצה הִנה "מטרת על" של רוב מנהלי שרשרות האספקה בארץ ובעולם. אולם מטרה זו עדיין לוקה בחסר, כך שיותר ממחצית הארגונים עדיין מתקשים לקבל שקיפות מקצה לקצה. ממצאי מחקר שלASCM (איגוד מנהלי שרשרת אספקה בארה"ב) העלו כי מאגרי מידע פנימיים ותוכנות ניהול מרובות בארגון, מקשות מאוד בשקיפות המידע וחברות שלא אפשרו העברת נתונים חלקה נתקלו בחסום בהתפתחות הארגון.
לעומתם חברות שבהם בוצע יישום של פלטפורמה אחידה של חיבור מערכות ניהול המחסנים , מערכת תכנון ואופטימיזציה לקווי ההפצה ומערכת משלוח המייל האחרון , היפשרו לארגונים לבצע מעקב אחר תהליך מימוש ההזמנה משלב תכנון ההפצה ,הקצאת המלאי , הליקוט, האריזה , העמסה, השילוח האספקה וההחזרות למחסן במידה וקיימות.
באופן זה נוצרת תמונת מצב עם שקיפות מקסימלית , תמונה יותר ברורה ומציאותית.
להלן דוגמאות ליתרונות של פלטפורמה אחידה שכזאת:
העמסה יעילה יותר חוסכת בעלויות השינוע
תהליך הליקוט והעמסת הסחורות נעשה באופן יותר יעיל על בסיס תכנון אופטימלי של מסלולי ההפצה . תהליך כזה מאפשר לנהגים גישה מהירה ונוחה לפריקת משלוחים באמצעות היפוך סדר ההזמנות הנדרשות לפריקה. יתרון זה מוביל לחיסכון כלכלי בזמן ובהוצאות עבור כוח העבודה ועלות הדלק.
סביבת עבודה ירוקה יותר
שילובה של מערכת זו עם מערכת דיגיטלית POD – Proof of Delivery עשויה לחסוך כמות משמעותית של עבודת ניירת משני צדי המתרס: הן מצד מחסן ההפצה הן מצד מחסן הקבלה. שילוב טפסים וחתימה דיגיטליים מייתרת את ההתעסקות עם כלל הניירת והטפסים אשר נדרשים למילוי וחתימה פיסי לאורך התהליך כולו.
באופן זה הנהג יכול בפשטות להשתמש במסופון נייד אשר מעדכן באופן דיגיטלי ובזמן אמת את הוכחת מסירת המשלוח, הנתון זה נשלח מִידית למערכת, מעדכן את מערכת ניהול המחסן, הפצה והאספקה . באופן זה כלל בעלי התפקידים מעודכנים בזמן אמת בשלבי סטטוס ההזמנה.
שיפור בדיוק המשלוח
ניהול התהליך כולו – הקצאת המלאי של ההזמנה ,אימות הליקוט ,שיוך המשלוח לרציף העמסה המדויק , ניהול סדר העמסה הפוך לסדר הפריקה , שיוך ושמירה של מיקום האספקה של המשלוח בהתאם לנתוני ה GPS של מסופון או טלפון הנהג – יוצר אבטחה מוחלטת המאפשרת לוודא שאכן הפריטים שהוזמנו ונשלחו הגיעו ליעדם המאומת באיכות, בכמות, בזמן ובמחיר הנכון.
ניהול החזרות מלקוחות קל ופשוט יותר
פלטפורמה אחידה לניהול שרשרת האספקה שכוללת ניהול מחסן ממוחשב מתקדם , תכנון ואופטימיזציה של מסלולי ההפצה ,אפליקציית נהגים לאישור אספקה וניהול של ה מייל האחרון מאפשרת מבחינה לוגיסטית ביצוע החזרת סחורה למחסן באופן קל יותר לניהול ומעקב.
כך למשל שילוב מודל ה -POD לאישור אספקת המשלוח במייל האחרון , מאפשרת לנהג לטפל באיסוף החזרות באתר הלקוח, כך שהנתונים מוחזרים חזרה למערכת המחסן היא מפורטת ברמת הפריט שנאסף והכמות ומאפשרת למחסנאי לדרוש את הסחורה שהוחזרה ללא צורך הקלדה או רישום נוסף.
מעבר ליתרון בעדכון מידי של נתוני המערכת בהחזרות , קיימת גם חווית קצה כלומר, חוויות הלקוח נוחה , פשוטה ואמינה שהפריט שמוחזר נרשם במערכת ויגיע למחסן ועל ידי כך הוא יזוכה בוודאות או יקבל פריט חלופי.
שיפור בחוויות הלקוח
כל המאפיינים המצוינים לעיל מובילים להעלאת רמת השירות ושביעות רצון הלקוח . מעבר לכך ייתכן שלקוח הקצה אף יחסוך בעלויות שילוח ושינוע. העלות ההפצה היא היקרה ביותר מבין מרכיבי העלות של שרשרת האספקה , כל טעות קטנה של סידור מסלול ואספקה שלא בוצעה בגלל תכנון לקויי יש השלכות כספיות כבדות . בזכות שילוב ועבודה על פלטפורמה אחידה וניהול כל התהליך מהמחסן ועל לבית הלקוח משפר משמעותית את חווית הנמען.
ככל שהלקוח יקבל תמונת מצב ברורה ועדכונים בזמן אמת בדבר סטטוס מימוש ההזמנה שלו – כך יגדלו הסיכויים שהוא יגדיל את ההזמנות הבאות .
כשלקוח יכול להחזיר פריטים באופן מִידי במקרה של נזק או פגם כלומר ההחזרות מתאפשרות כבר בנקודת המסירה- משפרות מאוד את שביעות הרצון והאמון שהלקוח נותן בספק.
מטרת כל ארגון B2B (עסק – לעסק) או B2C (עסק – ללקוח) , גדול או קטן, לעשות ככל יכולתו לשפר את חוויות הלקוח ולספק לו ערך מוסף ועל ידי כך להגדיל את ההזמנה ושורת הרווח שלו.
לסיכום
צעד קטן לטובת המטרה של שיפור שביעות הרצון וחווית הלקוח הוא בחיבור מערכת ניהול המחסן למערכת ניהול משלוחי המייל האחרון. חיבור זה מעצים את חווית הלקוח, מהווה חסכון בשורת הרווח, בנוסף מאפשר ניהול שרשרת אספקה יעילה שקופה וירוקה יותר לצד פתרונות נוספים של MADE4NET כגון תוכנות לניהול מלאי
